Главная
Проекты
Разработка системы автоматизации HR-процессов для промышленного предприятия

Разработка системы автоматизации HR-процессов для промышленного предприятия

Вводные данные  о клиенте

Клиент — один из крупнейших в РФ производитель металлургической продукции и комплексных решений для топливной энергетики, транспорта, строительства и других отраслей экономики.

Регион

Россия

Ниша/отрасль

Металлургия

Тип проекта

Enterprise-разработка

Над проектом работали

Руководитель проекта, Team lead, 7 Backend-разработчиков, 2 Frontend-разработчика, 3 QA-инженера, 2 Дизайнера, 4 Бизнес-аналитика, 2 DevOps, Архитектор, PO

Стек технологий

PHP
Java Script
Bitrix Framework
MySQL
Oracle
Redis
RabbitMQ
Nginx
Docker
PHPUnit
Twig
OAuth 2.0

Задача, с которой пришел клиент

На момент старта проекта все ключевые HR-процессы — подработки, отпуска, замещения, переводы, обучение и др — велись через бумажные документы и физические маршруты согласования.

Оформление одной сверхурочной заявки занимало до 2 часов: ручное заполнение форм, согласование между мастером, бухгалтерией, экономистами, юристами, физическое перемещение между корпусами. Аналогичные сложности были в управлении графиками смен, отпусками, обучением. Ну а базовые кадровые данные (табель учёта рабочего времени, структура подразделений, контактная информация и др) были разрознены

Что это значило на практике

До 30% рабочего времени мастеров уходило не на производство, а на работу с бумажками
Руководству было сложно оперативно получить актуальную информацию по сотруднику: кто работает, кто в отпуске, кто переведён
При проверках или внутренних аудитах возникали риски из-за рассинхронизированных данных
Рабочие не имели доступа к информации о себе (график, зарплата, обучение), всё решалось через звонки и личные обращения

Чтобы решить все эти сложности клиент хотел разработать внутреннюю систему автоматизации для сотрудников, которая поможет перевести в цифру и систематизировать эти сложные бумажные процессы

Задачи

Заказчик обратился к нам за разработкой интегрированной цифровой системы, которая:

Объединит данные по сотрудникам из ключевых источников (5 мастер-систем) в единую базу
Позволит работникам самостоятельно выполнять основные кадровые действия: оформлять заявки на сверхурочную работу, записываться на обучение, просматривать детали по зарплате и т.д.
Повысит прозрачность процессов и даст руководителям полный контроль над кадровыми решениями

Превратить такой объем данных в единую цифровую систему — уже непросто. Но в этом проекте задача осложнялась ещё несколькими факторами:

Промышленный масштаб предприятия

Мы работали не для небольшой команды, а для промышленного гиганта с 35 000 сотрудников. Разные регионы, десятки подразделений, сотни видов работ — всё это нужно было учесть в рамках одной гибкой и понятной системы

Жёсткие юридические требования

Кадровые процессы регулируются трудовым законодательством РФ, и малейшая ошибка могла обернуться серьёзными рисками для компании. Система должна была учитывать все нюансы закона, а главное —быстро адаптироваться под его изменения

Постоянные изменения в рабочей среде

Графики смен, расписания обучения, отпуска, переработки — в промышленности всё меняется быстро. Система должна была быть достаточно гибкой, чтобы настраиваться под новые условия без привлечения программистов и лишних затрат.

Старт работ

Чтобы построить такую систему, мало было просто «оцифровать» текущие процессы. Мы начали с погружения в реальность: общались с мастерами, разбирали процессы — чтобы точно понимать, что и как нужно менять.

С другой стороны, уже на старте было понятно, что проект будет дорогим. А значит — для его работы нужна полная поддержка акционеров и управленцев. Чтобы обеспечить их поддержку мы внедряли функционал поэтапно:

Каждую неделю выпускали рабочую версию оцифрованного бизнес-процесса;
Замеряли эффект: экономию времени и ресурсов, скорость процессов;
Показывали реальный результат системы в цифрах

Такой подход помог не просто получить финансирование, но и выстроить систему, которая сегодня охватывает почти все кадровые процессы компании.

Функциональность системы

Сверхурочная работа

Было

Раньше мастера оформляли заявки на переработку вручную. Для этого нужно было потратить порядка двух часов: обойти разных людей, собрать подписи, согласовать графики — и всё это лично, в рабочее время.

Стало

Теперь заявка оформляется и согласуется за 5–10 минут из любой точки с доступом в интернет. Система автоматически:

Подтягивает актуальный график работы сотрудника
Проверяет лимиты переработок по ТК РФ
Отправляет уведомления всем согласующим
Интегрируется с системой расчета зарплаты

Что получили

Мастера тратят в 12 раз меньше времени на администрирование, оплата переработок происходит вовремя, руководство видит точную картину нагрузки на персонал.

Зарплата

Было

До внедрения системы начисление зарплаты для многих сотрудников было непрозрачным. Они не понимали, за что начисляются надбавки, почему происходят удержания, и как формируется итоговая сумма в расчетном листе.

Стало

Наша система предоставляет сотрудникам полную детализацию зарплаты по каждому компоненту. Работник может не только просмотреть историю начислений, но и понять логику формирования каждой суммы.

Что получили

Меньше обращений в бухгалтерию, выше доверие сотрудников

Табель и графики работы

Было

Раньше учёт рабочего времени вёлся вручную. Данные о приходах и уходах фиксировали в табеле "по памяти", что приводило к ошибкам и затягиванию табельного закрытия периода

Стало

Табель интегрирован с системой турникетов: каждый вход и выход автоматически фиксируется. Все события — перемещения между цехами, прогулы, опоздания — сразу отражаются в системе и доступны для сотрудника и его руководителя в реальном времени. Кроме того теперь:

Неявки сразу отмечаются в системе и автоматически уходят в центральную систему, уведомляя ответственных руководителей;
В графиках работы фиксируются опоздания — их история сохраняется и помогает работать с трудовой дисциплиной.

Что получили

Формирование табеля занимает минуты, данные объективны и не требуют дополнительных подтверждений. Повысилась дисциплина и прозрачность учёта времени

Обучение и развитие

Было

Образование — один из приоритетных инвестиционных направлений клиента. Компания делает ставку на собственные кадры: регулярно организует очные курсы, помогает осваивать новые навыки и закрывать дефицит специалистов изнутри. Но раньше организационный процесс обучения был далёк от идеального.

Информации о курсах было мало, записываться приходилось вручную, расписание постоянно уточняли у преподавателей. Это снижало вовлечённость сотрудников и мешало управлять обучением как системой.

Стало

Теперь преподаватели создают группы и ведут расписание прямо в системе, а сотрудники могут записаться на курс в несколько кликов. Причём сделать это можно не только через телефон или ПК, но и через терминалы прямо в цехах. Информация о курсах, загрузке классов и расписании — на экранах в учебных залах и производственных зонах. Всё чётко, понятно и прозрачно.

Что получили

Более 4000 рабочих уже прошли обучение через эту систему. Квалификационный рост теперь органично встроен в рабочие процессы и легко анализируется.

Замещение сотрудников

Было

Когда руководитель уходил в отпуск или на больничный, возникал информационный вакуум. Замещающему приходилось запрашивать данные из разных систем, разбираться в процессах "на ходу". Другие подразделения долго не понимали, кто принимает решения, кому направлять запросы.

Стало

Процесс замещения теперь происходит в один клик:

Заместитель мгновенно получает все права и доступы в системах
Все подразделения и сотрудники автоматически получают уведомление о замещении
Новый руководитель сразу видит полную картину: кто в отпуске, кто на больничном, какие задачи в работе

Что получили

Непрерывность управления даже при отсутствии ключевых сотрудников. Четкое понимание ролей и зон ответственности в любой момент времени.

Профиль сотрудника (визитка)

Было

Раньше искать информацию о сотруднике приходилось по разным системам: часть была в SAP, часть в отделе кадров, часть в бумажных анкетах.

Стало

Теперь у каждого сотрудника есть единый цифровой профиль: личные и рабочие контактные данные, квалификации, графики смен, история переработок, членство в профсоюзе, подразделение и текущий руководитель. Всё видно за пару кликов.

Что получили

Руководители принимают кадровые решения быстрее, основываясь на полной информации. Сотрудники могут легко найти контакты коллег и связаться с нужным специалистом без лишних звонков в отдел кадров.

Корпоративный транспорт

Было

Многие сотрудники добираются на предприятие из соседних посёлков и городов. Для этого в компании работает собственный служебный автопарк. Удобно, однако раньше расписания автобусов велись по-старинке на бумаге и часто были устаревшими, сотрудник никак не мог узнать о задержке или отмене рейса. Это приводило к регулярным опозданиям.

Стало

Теперь у сотрудников в телефоне — интерактивная карта маршрутов, актуальные остановки и расписания. Информация о рейсах доступна в режиме реального времени, что позволяет сотрудникам планировать свой путь на работу и быть уверенными в точности данных.

Что получили

Это сократило количество опозданий и повысило предсказуемость рабочего дня, добавив компании плюс в копилку лояльности сотрудников.

Техническая часть

На этапе проектирования рассматривались три подхода: кастомная разработка на Laravel, enterprise-решения, включая SAP-надстройки, использование Bitrix как платформы.

В результате мы остановились на последнем варианте: Bitrix мы использовали как технологический каркас, но при этом не привязывали систему к стандартным модулям. Вся бизнес-логика реализована с нуля.

Критерии выбора:

Стоимость внедрения и поддержки

Разработка на SAP и аналогах существенно превышала бюджет, выделенный на пилотную фазу. Кроме того, в случае чего клиенту было бы сложно найти подходящих разработчиков для поддержки системы

Скорость вывода MVP

Bitrix предоставлял готовую админ-панель, работу с ролями и пользователями, авторизацию, базовую безопасность. Это позволило сосредоточиться на реализации бизнес-логики без затрат на создание базовых функций

Безопасность "из коробки"

Bitrix обеспечивал выполнение ключевых требований к безопасности: IP-фильтрация, подключение по LDAP, базовая защита от DDoS-атак и т.д. Учитывая, что система должна быть доступна извне, безопасность была критична уже на старте

Архитектура системы

Для этого проекта мы выбрали монолитную структуру с модульной организацией — каждый функциональный блок реализован в виде самостоятельного логического модуля внутри общей системы

Внутренние модули ≠ микросервисы

Но они развязаны логически: могут независимо развиваться, разрабатываться разными командами, логируются и тестируются отдельно

Модуль очереди данных — ключевой элемент

Все входящие данные проходят через этот буфер. Он:

Принимает информацию из 5 мастер-систем
Поддерживает до 50 параллельных потоков данных
Разбивает события по типам: графики, отпуска, переводы, переработки и т. д
Сохраняет события в строгой хронологии

Почему это важно? Некоторые системы отправляют события с задержкой. Если график пришёл после переработки — возникает конфликт. Очередь решает это, гарантируя правильный порядок и консистентность данных.

Работа с внутренними системами в открытой сети

Дополнительная сложность возникла из-за того, что раньше внутренние мастер-системы компании работали только в закрытом периметре — внутри корпоративной сети.

Наш сервис должен был быть доступен извне, через интернет. Это стало серьёзным вызовом для всей ИТ-инфраструктуры:

Мастер-системы не были готовы к внешним интеграциям, многие API требовали переработки
Были выявлены ошибки в безопасности и стандартах API (например, неправильное использование типов запросов, отсутствие должной защиты данных)

Так что на проект мы подключились и в качестве архитекторов безопасности

Мы помогли внутренним ИТ-командам перестроить процессы: переработали стандарты API, внедрили шифрование, усилили контроль доступа.

И самое интересное: уже после запуска на сервис пошли реальные атаки. Попытки были разные — автоматизированные, вручную, с разных регионов. Но ни одна не увенчалась успехом: ни доступа, ни утечек. Сегодня система стабильно работает в открытой сети. Данные защищены, архитектура подготовлена к масштабированию, а ИТ-команда заказчика — вооружена понятными и устойчивыми решениями.

Как всё получилось — и что дальше

С самого начала мы строили не просто ИТ-продукт, а систему, которая будет работать вживую: на заводах, в цехах, в реальных условиях

Поэтому начали с малого, запускали MVP, быстро выводили в прод и сразу показывали конкретные результаты. С одной стороны такой подход обеспечил доверие акционеров, с другой — позволил нам расти вместе с проектом.

Архитектура под развитие и реальность

Мы с самого начала понимали: эту систему не получится «запилить один раз и забыть». HR-процессы сложные, регламентные, постоянно меняются. Поэтому сделали ставку на гибкость.

Архитектура с запасом на развитие, открытые интеграции, понятная документация — всё это позволило системе не «зацементироваться», а адаптироваться под новые задачи без переделок. Например, когда добавились новые требования по обучению и переработкам — мы просто подключили новые блоки, не ломая основу.

Не только технологии

Но гибкость — это не только про архитектуру. Так что мы много работали на местах: общались с мастерами, сотрудниками, руководителями.

Показывали, объясняли, адаптировали интерфейсы под живые сценарии. И в какой-то момент пользователи сами начали предлагать доработки. Для нас это главный показатель того, что система работает, прижилась и стала своей.

Что в итоге

Сейчас мы продолжаем развивать систему и подключать новые модули. А компания уже получила инструмент, который автоматизировал самую рутинную и трудоёмкую часть работы

Сотрудники
получили понятный инструмент, который экономит часы рутинной работы. Заявки, графики, переработки, обучение, зарплата, транспорт — всё видно и доступно прямо на рабочем месте, без беготни и звонков. Работает быстро, выглядит понятно
Руководители
от мастеров до HR — получили прозрачную аналитику и полный контроль. Кто работает, кто в отпуске, кто опаздывает, кто идёт на учёбу — всё под рукой. Решения принимаются быстрее, процессы — стабильнее.
Компания
получила живую, гибкую и безопасную систему. Без vendor lock, без устаревших решений, с возможностью развивать продукт под любые задачи. Модульная архитектура, защищённые API, актуальные технологии — фундамент уже заложен

Более того, когда система начала реально влиять на эффективность, к ней проявили интерес конкуренты. Сейчас клиент рассматривает запуск решения как SaaS-продукта. И это, пожалуй, лучшая обратная связь: когда внутренний инструмент становится настолько сильным, что его хотят купить другие.